Jeder kennt es, es weht ein frischer Wind im Unternehmen. Die Abteilungen sollen umstrukturiert, das neue Produkt soll entwickelt oder die bestehende Infrastruktur ausgetauscht werden. Was sich prinzipiell nach etwas Gutem anhört, kann sich auf den zweiten Blick zur Hölle verwandeln. Denn spätestens wenn alle im Chaos versinken, ist guter Rat und vor allem Projektmanagement besonders bei IT-Projekten Gold wert.
Foto: Michael Malcharek, in Anlehnung an Gerd Altmann
Der typische Ablauf ist doch folgender: Jemand hat eine Idee, es wird beschlossen diese umzusetzen, es werden Gelder bereitgestellt und dann heißt es LOS! Sind die Mitarbeiter überzeugt von dem Projekt, beginnen sie voller Tatendrang daran zu arbeiten. Doch fehlende, falsche oder unsinnige Planung kann diese Motivation schneller gefährden als einem lieb ist. Das Ergebnis kennt so gut wie jeder. Die Zeit reicht nicht aus, das Budget ist zu knapp und die Arbeit viel zu viel. Schlimmstenfalls kennt sich keiner mehr aus und es werden sogar ganze Projekte vergessen. Gibt’s nicht? Oh doch, dies habe ich zu meinem Bedauern bereits erleben dürfen. Während für das Endprodukt (fast) keine Kosten und Mühen gescheut werden, wird die Administration und Organisation des Vorhabens meist nicht für sonderlich wichtig gehalten.
Dabei kann es so einfach sein das geplante Vorhaben zum Erfolg zu führen, wenn man sich nur an ein paar Grundsätze hält. Projektmanagement findet man in jeder Branche, dadurch hat sich ein ganzer Berufszweig gebildet, welcher sich den verschiedensten Hilfsmitteln und Richtlinien bedient. IMPA, PMBOK, PRINCE2, HERMES, SCRUM und noch massenhaft andere Frameworks bieten dem erfahrenen Projektmanager unbegrenzte Möglichkeiten. Doch es geht auch einfacher.
Der Grundstein eines erfolgreichen IT-Projektes liegt primär in der richtigen Planung. Auffallend ist, dass viele missglückte IT-Projekte nach dem sogenannten „Hai-Prinzip“ umgesetzt wurden (siehe Bild). Das bedeutet, dass die Planungs- und Arbeitslast erst gemächlich steigt, meist bis zum ersten Review. Dort wird dann unter erschrecken festgestellt, dass bereits viel Zeit verloren gegangen ist und diese wieder reingeholt werden muss. Die logische Konsequenz daraus ist ein enormer Anstieg der Arbeitslast. Diese hält aber meist nur einen kurzen Zeitraum, denn der nächste Urlaub ist schon wieder in Sichtweite. So verstreicht die Zeit weiter und das Projekt läuft nebenher, ohne großartig beachtet zu werden. Doch dann passiert immer das Gleiche. Kurz vor Erreichen der Deadline fällt auf, dass das Projekt immer noch nicht den gewünschten Status hat. Also wird von oben angeordnet alles stehen und liegen zu lassen um sicherzustellen, dass das Ziel erreicht wird. Daraus resultieren meistens mehrere Probleme. Das Budget muss erhöht werden, Überstunden fallen an. Dadurch könnte eine Demotivation bei Mitarbeitern entstehen. Ebenfalls nicht ausgeschlossen ist ein erheblicher Qualitätsverlust, denn es muss ja schnell gehen.
Doch es kann auch anders laufen und dabei spielt es (fast) keine Rolle ob es sich um agile oder klassische Projekte handelt. Das „Wal-Prinzip“ (siehe Bild) ist so einfach wie auch genial. Es besagt, dass man am Anfang eines zu startenden Projektes sich Zeit nehmen sollte um dieses so weit wie möglich durchzuplanen. Besonders bei agilen Projekten ist das „so weit wie möglich“ besonders wichtig. Es sollte keine Überplanung stattfinden. Im Idealfall stellt es sich so dar, dass durch eine Initialplanung die Plan- und Arbeitslast zwar stark ansteigt, dann jedoch konstant sinkt, da meist nur kontrolliert werden muss ob alles wie geplant passt und die Mitarbeiter ihre Arbeitspakete ohne großen Overhead bearbeiten können. Lediglich am Ende eines Projektes wird das Projektmanagement nochmal richtig tätig, da hier unser Projektabschluss inklusive Lessons Learned stattfindet.
Das „Wal-Prinzip“ hat noch einen anderen gravierenden Vorteil. Durch die gründliche Vorausplanung ist es wahrscheinlicher Fehler bereits vor dem Entstehen zu erkennen und dagegen vorzugehen. Damit lässt sich bares Geld sparen, denn die „Rule-of-ten“-Theorie besagt, dass sich die Kosten um Fehler zu beheben, von Stufe zu Stufe (Planung -> Entwicklung -> Fertigung -> Prüfung) verzehnfachen.
So würde zum Beispiel die Behebung eines Fehlers während der Planungsphase gerade einmal 2,50€ kosten, in der Entwicklung bereits 25€, in der Fertigung 250€ und im letzten Schritt 2500€. Sie sehen, da kommt ganz schön was zusammen.
Mindestens genauso wichtig ist das Team, welches maßgeblich den Erfolg des Projekts beeinflusst. Sind die Mitarbeiter zufrieden, ist die Wahrscheinlichkeit wesentlich größer, dass das Projekt ein Erfolg wird. Auch hier hilft das „Wal-Prinzip“, denn die meisten zu erledigenden Tätigkeiten wurden bereits in der Anfangs Phase festgelegt. Durch die Schnürung von Arbeitspaketen, erlangen sie innerhalb des Projekts eine enorme Flexibilität, denn diese können Sie jederzeit den verfügbaren Mitarbeitern zuweisen. Die Teammitglieder hingegen wissen bereits frühzeitig was auf sie zukommt und haben durch die Arbeitspakete einen fest definierten Output.
Sie sehen, eine gute Vorbereitung hilft Ihnen dabei einen klaren Blick zu behalten und nicht ins Chaos zu stürzen. Dies ist nur ein Auszug aus unserem Repertoire des agilen und klassischen Projektmanagements. Mit Hilfe unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich des IT- Projektmanagements, haben wir es stets geschafft, Kundenprojekte zum Erfolg zu führen.
Sollten Sie einmal Unterstützung benötigen, so würden wir Ihnen gerne helfen. Durch gezielte Schulungen oder durch unser Onsite-Projektmanagement, haben Sie die Möglichkeit sich erfahrene Projektmanager ins Haus zu holen. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Michael Malcharek
Michael ist seit August 2016 bei der Proact Deutschland GmbH tätig und sorgt als Manager Project Management dafür, dass Kundenprojekte erfolgreich durch geführt werden.
